نائب المدير العام لشئون الموارد والإعلام

مركز نظم المعلومات

يتولى المركز وضع وتنفيذ خطة البيت في مجال استخدام النظم الآلية والإشراف الفني على استخدام أجهزة الحاسبات الآلية ومتابعة تأهيل العاملين في البيت للتعامل مع هذه النظم والأجهزة .

  ويتكون المركز من الوحدات التالية التي تباشر كل منها الاختصاصات المحددة لها:

  أولاً : المكتب الفني :

  ويختص بما يلي :

إعداد ومتابعة خطط مركز نظم المعلومات الاستراتيجية وإعداد التقارير الدورية الخاصة بها.

مراجعة  ( دراسات الجدوى ) للمشاريع التي تقوم بها الوحدات المختصة في المركز، وإجراء التنسيق اللازم لتطابق تلك الدراسات مع الأهداف الاستراتيجية لبيت الزكاة.

مراجعة عقود مشاريع الوحدات المختصة بمركز نظم المعلومات التي يزمع المركز إبرامها مع شركات موردة لآلات أو برامج  جاهزة  أو مع  بيوت خبرة استشارية في هذا المجال وإعداد التوصيات بشأنها.

المراجعة الدورية للهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي ودليل إجراءات العمل الخاصة بالمركز وتقديم مقترحات التعديل بما يتناسب مع متطلبات التطور التقني للمركز

التحليل الدوري لبيانات الشكاوي المزمنة أو المتكررة الحدوث والعمل على علاج أسبابها بالتعاون مع الجهات المعنية .التنسيق مع الشركات لتقديم العروض الفنية لدى مركز نظم المعلومات .  

ثانياً : وحدة التنسيق الإداري:

وتختص بما يلي :

إنجاز المعاملات الخاصة بشئون موظفي المركز .

إعداد ومتابعة ميزانية المركز .

صيانة المرافق والأثاث والتجهيزات المكتبية .

القيام بأعمال الإعلام الفني والعلاقات العامة للمركز .

القيام بالأعمال الإدارية والمالية مثل الترجمة والطباعة والنسخ والاستقبال والمشتريات والمخازن والمحفوظات وغيرها.    

  ثالثاً : مراقبة تطوير النظم ...

وتتولى التوجيه والإشراف والرقابة والمتابعة على  الأقسام التالية:

أ‌-قسم تخطيط المشروعات:-  

ويختص بما يلي :

1.بحث مدى الاستفادة من الطاقات الآلية والبرمجية المتوفرة ومتابعة مدى استخدامها والاستفادة منها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية.

2.وضع خطط التوسعة والإحلال وتوفير الاحتياجات اللازمة لتحقيق خطط تشغيل النظم وتقديم الخدمات الآلية للجهات المستفيدة.

3.حصر احتياجات البيت من أجهزة الحاسب ومستلزماتها والأجهزة والبرمجيات المساندة لها بناء على الخطط والتوجهات المتعلقة بهذا الشأن.

4.حصر البدائل التكنولوجية المتاحة محليا وعالميا وإعداد دراسات الجدوى الاقتصادية الخاصة بها.

5.متابعة الجديد في مجال الأجهزة والبرمجيات وتقديم تقارير مفصلة للمركز حولها.

6.الإعداد والتنسيق لوضع المواصفات الفنية للتجهيزات الآلية والبرمجية مع الوحدات التنظيمية المختلفة.

7.تقييم عروض الشركات لتوريد وتركيب وصيانة أجهزة الحاسب والبرمجيات أو تأجيرها وصيانتها بمشاركة الجهات المعنية بالمركز.

8.وضع شروط التعاقد مع الشركات لتوريد وتركيب وتجهيز وصيانة الأجهزة والبرمجيات.

9.التنسيق مع الوحدات التنظيمية لإعداد التقارير التي تطلبها الجهات المختصة حول متطلبات المركز.

10.تمثيل المركز من الناحية الفنية لدى الجهات المختصة لاستكمال الحصول على الموافقات اللازمة الخاصة بمتطلبات المركز.

11.وضع معايير وإجراءات ضمان الجودة في كافة مجالات النشاط في مركز المعلومات الآلي.

12.وضع منهجيه تفصيلية لعمليات فحص النظم والإجراءات بغرض اعتمادها في أعمال رقابة الجودة.

13.فحص وتدقيق نظم التطبيقات للتأكد من إتباع المنهجيات والأنماط والإجراءات المعتمدة.

14.إصدار شهادات الجودة للنظم.

15.إعداد تقارير عن النظم التي تم فحصها ورفعها إلى المكتب الفني.

16.المشاركة في أعمال فرق العمل الفنية.

17.إعداد تقارير دورية عن إنجازات المركز.

18.المشاركة في وضع الضوابط اللازمة لضمان حسن توزيع واستخدام الأجهزة والبرمجيات.      

  ب - قسم تنفيذ ومتابعة المشروعات:

ويختص بما يلي :

1.إعداد الخطط الزمنية للتنفيذ فيما يختص بمشروعات النظم المحلية سواء على الحاسب الرئيسي أو الحاسب الشخصي.

2.تشكيل فرق العمل اللازمة لتطوير مشروعات النظم المحلية.

3.بحث المتطلبات والوصف الوظيفي وتصميم النظم وصياغة البرامج واختبارها واختبار النظم قبل تسليمها للجهات المستفيدة طبقا للمنهجية المتبعة في تطوير النظم المحلية وفى إطار الخطط الزمنية لتنفيذ المشروعات.

4.توثيق النظم المحلية خلال مراحل التطوير المختلفة متبعا في ذلك الأنماط المعتمدة في المركز.

5.إتاحة كافة البيانات والمعلومات والوثائق بكافة أنواعها وأشكالها لتدقيقها واعتمادها طبقا للمنهجية والمعايير المعتمدة.

6.عرض النظم في مراحل تطويرها على المستفيد الرئيسي من النظم والجهات ذات العلاقة للحصول على شهادة قبول لكل مرحلة حسب ما هو معتمد بالمنهجية.

7.وضع مواصفات برمجيات نظم التطبيقات المساندة والمشاركة في تقييمها.

8.وضع خطة صيانة النظم المحلية لتطابق النظم متطلبات الجهات المستفيدة وذلك عند تعديل تعليمات وإجراءات العمل أو لتسهيل استخدام النظام.

9.حل مشاكل النظم المحلية قيد التشغيل.

10.توثيق كافة التعديلات التي تجرى على النظم المحلية وتحديث وثائق النظم بها  (دليل النظام - دليل التشغيل -دليل المستفيد ) وتوزيعها على الجهات المختصة.

11.الاحتفاظ بسجل تاريخي بطلبات التعديل التي أبلغت له والإجراءات التي تمت.

12.استلام نظم التطبيقات الآلية التي تم تطويرها وأدرجت في سجل الإنتاج لمتابعة صيانتها.

13.بحث المشكلات الناتجة في برامج النظم الآلية تحت الصيانة لإيجاد الحلول الفنية المناسبة بالتعاون مع الجهات المعنية .

14.بحث التعديلات التي تقترح الجهات المستفيدة إدخالها على النظم أو البرامج المنفذة لاستيفاء احتياجات مستجدة أو تنفيذ قوانين أو لوائح جديدة .

15.المتابعة المرحلية للمشروعات تحت التطوير .

16.التأكد من تكامل التوثيق المستندي للمشروع .

17.التأكد من الالتزام بالأنماط والأساليب والمواصفات الفنية المعتمدة للنظم الجديدة .    

    ج - قسم الإحصاء وتحليل البيانات :-

ويختص بما يلي :

1.إعداد البيانات والمعلومات الإحصائية عن مختلف مجالات العمل في البيت.

2.تزويد الوحدات الحكومية والجهات التي لها صلة ببيت الزكاة بالإصدارات الإحصائية الرسمية والدورية الخاصة بالبيت ضمن معايير الجودة المتبعة.

3.التنسيق مع إدارات ومكاتب البيت والجهات الرسمية الحكومية والجهات التي لها صلة بالبيت بشأن المخرجات الإحصائية التي تعكس مؤشرات العمل في البيت.

4.إعداد التقارير الدورية وتحليل البيانات الإحصائية المتعلقة بأنشطة وإنجازات البيت ورفعها إلى الإدارة العليا .

5.إعداد وتطوير النظم التطبيقية الإحصائية بأوجهها المتعددة وجعلها متاحة لإدارات ومكاتب البيت.

6.حصر أعمال المشاريع المختلفة (عقود – اتفاقيات) وتصنيف الأعمال على ضوء التقارير.  

  د - قسم تطبيقات الحكومة الالكترونية:-

ويختص بما يلي :

1.وضع كافة الأنظمة الآلية على موقع البيت على الانترنت.

2.الربط الآلي مع الجهات الحكومية والقطاع الخاص من خلال مشروع الحكومة الالكترونية.

3.توفير خدمة الرسائل القصيرة للبيت.

4.تقديم خدمة الاستعلام الآلي لعملاء البيت عن طريق وسائل الاتصال الالكترونية .

5.الإشراف على تطوير وتحديث البوابة الالكترونية للبيت.            

            رابعاً : مراقبة التشغيل والدعم الفني:  وتتولى التوجيه والإشراف والرقابة والمتابعة على  الأقسام التالية:

  أ‌-قسم التشغيل:-

ويختص بما يلي :

وضع وتنفيذ المعايير القياسية للأداء بقسم التشغيل .

تصميم وتطوير واستخدام النماذج والسجلات والإجراءات والأساليب اللازمة لإحكام سير العمل داخل قسم التشغيل.

التنسيق مع الأقسام المختصة عند تنفيذ تغييرات في نظم التشغيل أو نظم التطبيقات أو الوحدات الآلية وملحقاتها أو إجراءات وأساليب العمل.

إعداد التقارير التحليلية بصفة دورية لعمليات الإنتاج.تحديد احتياجات قسم التشغيل من موارد التشغيل والأفراد.

تحديد احتياجات تركيب الآلات الجديدة وشبكة نقل المعلومات والإشراف على عمليات الاختبار والتركيب وتجهيز المواقع المناسبة، وتنفيذ أعمال التجهيز المتعلقة بها.

القيام بالأعمال المخزنية الخاصة بمواد التشغيل واحتياجاته.تلقي طلبات ومشكلات الجهات المستفيدة وتسجيلها ومتابعة تنفيذها وحلها وإخطار الجهات المستفيدة بالنتيجة.

العمل على ضمان استمرار كفاءة تشغيل الآلات ومتابعة أعمال الصيانة الدورية لها وإخطار الجهات المعنية لمعالجة الأعطال.

تقديم تقرير دوري بأعطال الآلات إلى الجهات المعنية.استلام وفحص نوعية البيانات وتسجيلها على وسائط التخزين الآلية والتأكد من صحتها.

تسليم كشوف المخرجات بعد تدقيقها للجهات المستفيدة.

تعيين المساحات المناسبة للنظم الآلية لاستيفاء طلبات الجهات المستفيدة.

الإشراف على مكتبة الأشرطة والاسطوانات الممغنطة وغيرها من وسائط التخزين ومراقبة تنظيم تداولها.

القيام بوظيفة الإعلام الفني في قسم التشغيل لتبليغ المستفيدين بكافة النشرات والمعلومات التي يرغب المركز في توصيلها لهم.

إعداد وتجهيز الوثائق للاستنساخ والتسجيل على الوسائط الميكروفيلمية والممغنطة والضوئية للمعالجة الآلية.

وضع إجراءات الأمن المناسبة الخاصة بالأفراد والمكان والآلات وحفظ البيانات ومتابعة تنفيذها.

تطبيق مواصفات الأمن والسلامة وسرية المعلومات وفق مواصفات الجودة .  

  ب - قسم الدعم الفني :-  

ويختص بما يلي:-

  1. إعداد وتنفيذ مشروع الخطة السنوية فيما يتعلق بالأجهزة والبرامج.
  2. وضع وتقييم الأساليب الفنية.
  3. إنشاء وتصميم وصيانة برامج نظم التشغيل والاتصالات والبرامج الجاهزة.
  4. تصميم وتجربة شبكة نقل المعلومات التي تربط الجهات المستفيدة بحاسب المركز.
  5. إنشاء وصيانة المكتبة الفنية التي تشمل برامج نظم التشغيل والاتصالات والبرامج الجاهزة وبرامج التطبيقات.
  6. إعداد وتوزيع وتحديث كتب الإجراءات والأنماط الفنية المتعلقة بنظم التشغيل والاتصالات والبرامج الجاهزة وقواعد البيانات والآلات.
  7. تقييم أداء الآلات وبرامج نظم التشغيل والبرامج الجاهزة وتقديم التوصيات الفنية لإجراء التعديلات اللازمة فيها لاقتناء الحديث منها لرفع مستوى الأداء.
  8. وضع و متابعة وتحديث الأنظمة الأمنية.
  9. وضع نظام لتوفير الخدمة الآلية في حالات الكوارث.
  10. صيانة كافة أجهزة الحاسبات الشخصية والطابعات وأجهزة التراسل الإلكتروني ونقاط الشبكة.
  11. المشاركة في اختيار المنهجية وتحديد الأنماط المتوائمة معها.
  12. تدريب المختصين على استخدام الأنماط.
  13. دعم وتذليل الصعاب التي تواجه المختصين عند تطبيق الأنماط.
  14. المشاركة في تحديث الأنماط لتلاءم التطور في بيئة العمل.
  15. المشاركة في تقييم البرمجيات الآلية في مجال توثيق واستخدام الأنماط.
  16. مراجعة وثائق النظم مبدئيا قبل إحالتها.
  17. مراجعة التصميم المنطقي لقواعد البيانات بالتنسيق مع الجهات المختصة.
  18. توحيد رموز المفاهيم المستخدمة في النظم بقصد تبسيط إجراءات التكامل.
  19. بحث ما يستجد من أساليب تطوير النظم والتوجيه باستخدام أفضله.